Integritetspolicy

Det är viktigt för oss på Kalmar Science Park att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna integritetspolicy. Den utgår från EU:s dataskyddsförordning GDPR, General Data Protection Regulation, och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.

Integritetspolicyn beskriver hur Kalmar Science Park samlar in och behandlar dina personuppgifter samt vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar. Den beskriver också hur vi skyddar dina personuppgifter, vilka rättigheter du har och hur du kan kontakta oss om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter.

1. Allmänt

Vi utgår alltid från rättsliga grunder när vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Det kan vara avtal, intresseavvägning, rättslig förpliktelse eller samtycke och skiljer sig beroende på vilken typ av behandling av personuppgifter som vi genomför. Vi går igenom våra mest förekommande personuppgiftsbehandlingar i avsnitt 3.

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna. Kalmar Science Park värnar om din personliga integritet och säljer aldrig vidare dina uppgifter.

I flera fall använder vi oss av intresseavvägning som rättslig grund för vår personuppgiftesbehandling. Vårt berättigade intresse är, förutom att uppfylla våra åtagande gentemot dig som registrerad, att kunna genomföra vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.

I vissa fall kan dina personuppgifter lagras längre än vad som beskrivs i avsnitt 3 om vi är skyldiga att göra det enligt lag, föreskrifter eller beslut från myndigheter.

2. Personuppgiftsansvar

Personuppgifterna samlas in av Kalmar Science Park, 556504–2859, som även är personuppgiftsansvarig vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

3. Hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter

Här går vi igenom våra vanligast förekommande personuppgiftsbehandlingar kopplat till huvudprocesserna i vår verksamhet.

3.1 Du är med i vårt inkubatorprogram

Ändamål: Att hantera inkubatorprocessen.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post och telefonnummer.
Rättslig grund: Avtal.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter. Vi delar dina kontaktuppgifter med externa konsulter, feedbackpaneler, kommunala näringslivsrepresentanter i Kalmar län, samverkansparter (ex Kick Capital, Ignite) för att kunna uppfylla vårt åtagande enligt avtalet.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter gallras senast ett år efter avslutat program i våra informationssystem.
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar ut information om nyheter och aktiviteter görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.2 Du är associate, partner eller medlem i ett av våra nätverk

Ändamål: Hantera din anslutning till Kalmar Science Park och/eller våra nätverk.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post och telefonnummer.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullfölja våra förpliktelser mot dig samt för att uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter. Vi kan komma att dela dina kontaktuppgifter med samverkande parter och föreläsare vid aktiviteter och nätverksträffar för att uppfylla vårt åtagande.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter gallras kontinuerligt vid in aktualitet.
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar ut information om nyheter och aktiviteter görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.2.1 Du är medlem i nätverket eHealth Business

Detta är ett nätverk som hanteras gemensamt av Kalmar Science Park och eHealth Arena. I samband med anmälan till nätverkets aktiviteter har du givit ditt samtycke till eHealth Arenas personuppgiftsbehandling. I samtycket upplyser eHealth Arena om att de delar personuppgifterna med oss på Kalmar Science Park. Här redogör vi för vår behandling av dina personuppgifter.

Ändamål: Hantera ditt medlemskap i nätverket, informera om nätverkets aktiviteter.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post och telefonnummer. Bilder från nätverksträffar.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullfölja våra förpliktelser mot dig samt för att uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter gallras kontinuerligt vid in aktualitet från kontaktlista. Bilder på hemsida och i sociala kanaler behandlas till dess att begäran om att bli borttagen har skett alternativt att vi själva gallrar på grund av in aktualitet.
Överföring till tredje land: Ja. För våra sociala medier är leverantören Meta ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.2.2 Du är deltagare på konferensen TechHeads

Anmälan till denna konferens hanteras av Kalmarsalen som delar personuppgifterna med oss som huvudarrangör för hantering av konferensen. I samband med anmälan till nätverkets aktiviteter har du samtyckt till Kalmarsalens personuppgiftsbehandling. Vi informerar även om vår integritetspolicy i e-postutskick till alla deltagare samt på hemsidan för TechHeads.

Här redogör vi för vår behandling av dina personuppgifter.

Ändamål: Hantera din anmälan till konferensen, marknadsföring av konferensen.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post och telefonnummer. Bild och film från konferensen.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullfölja våra förpliktelser mot dig samt för att uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Destination Kalmar (foto/film) och våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Dina personuppgifter gallras senast 12 månader efter avslutad konferens från kontaktlista. Bild och film på hemsida och i sociala kanaler behandlas till dess att begäran om att bli borttagen har skett alternativt att vi själva gallrar på grund av in aktualitet.
Överföring till tredje land: Ja. För våra sociala medier är leverantören Meta ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.3 Du har bokat ett möte med oss eller är med i processen förinkubation

Ändamål: Hantera din mötesbokning och ditt möte. Erbjuda dig stöd, rådgivning och eventuellt vår interna process förinkubation.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post och telefonnummer.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullfölja våra förpliktelser mot dig samt för att uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter. Vi kan komma att dela dina kontaktuppgifter med externa konsulter, Almi, kommunala näringslivs-representanter i Kalmar län och Nyföretagarcentrum Kalmarsund.
Lagringsperiod: Personuppgifterna gallras en gång per år.
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar ut information om nyheter och aktiviteter görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.4 Du sitter med i expertpanel eller anlitas som föreläsare vid våra event och utbildningar

Ändamål: Genomföra våra aktiviteter.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post och telefonnummer. Bild kan komma att användas vid marknadsföring av event enligt överenskommelse (se avsnitt 3.7)
Rättslig grund: Intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att kunna genomföra de aktiviteter som krävs för att uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Personuppgifterna gallras vid in aktualitet från kontaktlistor.
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar ut information om nyheter och aktiviteter görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.5 Du besöker våra event 

Ändamål: Hantera din anmälan och genomföra våra event.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post, telefonnummer och bild. I anmälningsformuläret finns information om att vi kan ta bilder under våra event och hur du gör om du inte vill vara med på bild.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullfölja våra förpliktelser mot dig samt för att uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation och Viva Media AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Från insamlandet till dess att begäran om att bli borttagen har skett.
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar bekräftelse för ett event du anmält dig till görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land. Bilder från våra event kan komma att publiceras i sociala medier. Även leverantören Meta är ansluten till avtalet Data Privacy Framework.

3.6 Du får nyhetsbrev, inbjudningar och information från oss

Ändamål: Informera om vår verksamhet, nyheter och aktiviteter.
Personuppgifter som behandlas: Namn, telefonnummer och e-post.
Rättslig grund: Samtycke. (Intresseavvägning om du är kontaktperson för ett anslutet bolag eller medlem i våra nätverk).
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation och Viva Media AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Från insamlandet till dess att avanmälan har skett. (För anslutna bolag gallring kontinuerligt vid in aktualitet).
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar ut information om nyheter och aktiviteter görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.7 Du finns med i artiklar på hemsida, i nyhetsbrev eller i sociala kanaler

Ändamål: Informera om vår verksamhet.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post och bild.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att sprida information och kunskap om vår verksamhet och våra aktiviteter, för att på så vis uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Från insamlandet till dess att begäran om att bli borttagen har skett.
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar ut information om nyheter och aktiviteter görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land. Även Meta som är leverantör för våra sociala medier är anslutna till avtalet Data Privacy Framework.

 3.8 Du medverkar i reklammaterial och kampanjer

Ändamål: Marknadsföring av vår verksamhet.
Personuppgifter som behandlas: Namn och bild.
Rättslig grund: Samtycke.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Från insamlandet till dess att begäran om att bli borttagen har skett.
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar ut information om nyheter och aktiviteter görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land. Även Meta som är leverantör för våra sociala medier är anslutna till avtalet Data Privacy Framework.

3.9 Vi kommunicerar med varandra

Ändamål: Att ge dig support och svar på dina frågor via e-post, telefon, formulär på hemsida eller i sociala kanaler.
Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post och telefonnummer. Om du kontaktar oss i våra sociala kanaler (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn) profilnamn och foto.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Vi behöver ge dig återkoppling på dina frågor eller synpunkter som du inkommit med till oss.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation och Viva Media AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Kommunikation av tillfällig betydelse gallras vid in aktualitet. Kommunikation som leder till ärende eller tillhör ett ärende bevaras enligt Kalmar kommunkoncerns informationshanteringsplan.
Överföring till tredje land: Ja. För våra sociala medier är leverantören Meta ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.10 Du besöker vår hemsida

Ändamål: Säkerställa den tekniska funktionen av vår hemsida samt analys för att kunna förbättra och utveckla hemsidan.
Personuppgifter som behandlas: IP-adress.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Vi behöver analysera vår hemsida för att kunna utveckla den och nå ut med vårt erbjudande och våra aktiviteter till målgruppen. På så vis kan vi uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Vårt personuppgiftsbiträde Viva Media AB har även tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Din IP-adress sparas bara temporärt, så länge du är besökare på vår webbsida. Angående cookies, se avsnitt 6.
Överföring till tredje land: Nej.

3.11 Vi har kontakt med varandra via projektet Innovation for Transformation

Ändamål: Genomföra projektet enligt den projektbeskrivning som beviljats av Tillväxtverket och Region Kalmar län.
Personuppgifter som behandlas: Namn, telefonnummer och e-post.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Vi måste uppfylla våra åtaganden i projektet enligt den projektbeskrivning som beviljats av Tillväxtverket och Region Kalmar län. Projektet hjälper oss att uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation och Viva Media AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter. Tillväxtverket, Region Kalmar län och samverkande parter vid aktiviteter och föreläsare inom projektet.
Lagringsperiod: Projekthandlingarna sparas under projekttiden, och 6 år efter avslutat projekt. Kontaktlistor gallras efter avslutat projekt.
Överföring till tredje land: Ja. När vi skickar ut information om nyheter och aktiviteter görs det via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

3.12 Du finns med i underlag för statistik och måluppföljning

Ändamål: Följa upp, utvärdera och förbättra vår verksamhet.
Personuppgifter som behandlas: Namn, telefonnummer och e-post. Statistikrapporter har anonymiserats vid delgivning till externa parter.
Rättslig grund: Intresseavvägning. Vi behöver följa upp, utvärdera och förbättra vår verksamhet för att kunna uppfylla vårt offentliga uppdrag att bidra till tillväxt och innovation i näringslivet.
Mottagare som uppgifterna lämnas ut till: Våra personuppgiftsbiträden Invotech AB, Microsoft Corporation, Viva Media AB och Svensk Dokumenthantering AB som tillhandahåller våra informationssystem har tillgång till dina uppgifter.
Lagringsperiod: Listor för utskick av undersökningar lagras i maximalt 6 år efter avslutad anslutning. Sammanställning av enkätsvar bevaras enligt Kalmar kommunkoncerns informationshanteringsplan. Vid delgivning externt syns inte några personuppgifter.
Överföring till tredje land: Ja. I vissa fall skickas enkäter via vårt eventhanteringssystem EventOnline. Systemet använder en e-postklient som är baserad i USA – DigitalOcean. Denna leverantör är ansluten till avtalet Data Privacy Framework och därmed säkerställs en adekvat skyddsnivå för överföring till tredje land.

4. Hur vi skyddar dina personuppgifter

Vi har rutiner, arbetssätt och IT-system för att dina personuppgifter ska hanteras på ett så säkert sätt som möjligt. Vi ägs av Kalmar kommun och följer kommunens riktlinjer för IT-säkerhet och informationssäkerhet.

Utgångspunkten är att endast anställda och konsulter inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. I vissa fall behöver vi anlita personuppgiftsbiträden för behandling av personuppgifter. Behandlingen görs då enligt våra instruktioner och regleras via avtal.

Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

5. Dina rättigheter

Du kan när som helst kontakta karin.weddingo@kalmarsciencepark.se för att begära rättelse, överföring, radering eller begränsning av dina personuppgifter.

Begäran om utdrag av dina personuppgifter måste du göra skriftligen genom att fylla i blanketten för begäran om registerutdrag som finns på Kalmar kommuns hemsida.

Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud på dataskyddsombudet@kalmar.se

Du har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten på imy@imy.se  om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt. Där kan du även läsa mer om dina rättigheter.

6. Användning av cookies

Vi använder oss av så kallade cookies vid besök på www.kalmarsciencepark.se för att analysera besöksstatistik, förbättra användarupplevelsen av vår hemsida och anpassa vår marknadsföring. Du kan läsa mer om vilka cookies som sparas och hur det fungerar här.