PR-snack, del 3
Del 3: hur du levererar pressmeddelandet
En dag bjöd jag in en journalist till vad vi kallar ”Heta stolen”. Det blev en frågestund och dialog om hur man lämpligast levererar sitt pressunderlag till en redaktion. ”Ur en journalists synvikel – hur vill de ha det? Ska du lyfta på luren, använda en presstjänst eller skicka över underlaget och i så fall hur?” Relevanta frågor, så det här inlägget ska just handla om hur du serverar din nyhet! Sist men inte minst, snack med chefredaktör Magnus Höij från Internetworld om nyhetsvärde.
Låt oss säga att du sitter med ett bra underlag nu. Du vet vad du vill ha ut, vad du vill uppnå och du har skapat innehållet i ditt pressmeddelande. Det är dags att leverera nyheten till media på lämpligt sätt, d v s hur. I detta läge har du din sista chans eller första chans att påverka — det beror på hur du vill se det! Tänk därför på att:
8 tips om publicitetsmetod och journalistkontakt
- Bestäm metod; telefon, mail, presstjänst, presskonferens eller sociala medier.
- Bestäm om du ska servera nyheten exklusivt för en journalist eller för alla.
- Om du ringer en journalist, ha koll på vem den skriver för. Ge nyhetsuppslag!
- Skickar du via e-post, skriv rubriken i ämnesraden. Klistra in texten direkt i mejlet!
- Håll egna sändlistan aktuell eller använd en tjänst, ex. Cisionwire, Mynewsdesk eller Meltwater Press.
- Skicka eller schemalägg pressmeddelandet tidig morgon, t ex klockan 7.00.
- Synka och lägg även upp nyheten på din hemsida, återanvänd i nyhetsbrev etc.
- Erbjud högupplösta pressbilder och diagram; skicka länk till ditt bildarkiv.
3 fallgropar
- Du ringer upp och kontrollerar att pressmeddelandet kommit fram.
- Du skickar pressmeddelandet vid fel tidpunkt.
- Du glömmer bort att vara tillgänglig på telefon.
Text: Helena Erngård, Kalmar Science Park
Foto: Linus Lindquist, Kalmar Science Park
Snack med Magnus Höij, Chefredaktör Internetworld
Hur gör en journalist/redaktion en värdering av nyheten?
—Vårt fokus är alltid på vad läsaren är nyfiken på eller behöver veta, kombinerat med redaktörens egna värderingar och redaktionella idéer. För att veta vad som kommer vidare i den redaktionella processen måste du dels förstå vilka läsare som tidningen har, dels ha koll på den redaktionella idén hos tidningen.
Vad ska man tänka på när man kontaktar media?
— Att uttrycka sig kortfattat och enkelt. Att formulera sig så att det passar tidningens målgrupp. Att gärna bistå med fakta och bilder. ALDRIG ALDRIG pressmeddelanden i form av PDF eller (ännu värre) Word-filer. Det är ett av de säkraste sätten att bli nedprioriterad.
—Ring om du har något som brådskar eller som måste sägas över telefon. Men ring inte för att fråga om ditt pressmeddelande kommit fram. Det skapar bara mer irritation än det hjälper.
Vanliga tabbar i intervjusituationen (av den som blir intervjuad)?
— Att man inte bjuder på något spännande eller intressant. Bra intervjuobjekt förstår att man måste bjuda på något för att skapa intresse så att det blir en bra story. Samspelet med journalisten handlar inte om att skademinimera, det handlar om att berätta en bra story.
—Ett annat vanligt misstag är att man inte vet vem man pratar med, att man läst på för dåligt om den tidning eller journalist man ska träffa. Intervjuer blir oändligt mycket bättre om den intervjuade och journalisten pratar om samma sak.
Vilket stöd kan du få av Kalmar Science Park och PR?
—Att nå ut med små som stora storys, värda att delge allmänheten. Jag hjälper till att hitta underlag, vinkel och timingen. Lyckad publicitet handlar om teamwork!
Helena Erngård, Kommunikatör Kalmar Science Park
